Colombia
Fecha: Noviembre 2016
Versión: 01
En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y las demás normas que lo complementen, YKK COLOMBIA S.A.S. identificada con el NIT 811.017.434-1 en calidad de responsable, informa su política de tratamiento de datos personales, expedida con sujeción a las normas constitucionales y legales existententes en esta materia y el tratamiento y protección de los mismos con sujeción a las normas constitucionales, legales y administrativas pertinentes.
I. IDENTIFICACION DEL RESPONSABLE:
YKK COLOMBIA S.A.S.
DIRECCION: Carrera 51 No 6 SUR 7 Medellín (Antioquia)
TELEFONO: 3329394
CORREO ELECTRONICO: tratamientodedatos@ykkYKK.com.co
II. TRATAMIENTO Y FINALIDAD:
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
La sociedad YKK COLOMBIA S.A.S., recolecta, almacena, usa, actualiza, circula y elimina los datos personales de sus clientes, proveedores y trabajadores, con sujeción a las disposiciones constitucionales y legales existentes en esta materia.
La sociedad se rige en su rol de responsable del Tratamiento de datos personales por los principios rectores dispuestos en el ordenamiento jurídico Colombiano. Los siguientes son algunos de los principios por los que la Sociedad rige su actuación y han sido tomados del artículo 4 de la Ley 1581 del 2012.
PRINCIPIO DE LEGALIDAD: La Sociedad administra los datos personales de que es responsable con total sujeción a los postulados constitucionales y legales que regulan la materia.
PRINCIPIO DE FINALIDAD: La finalidad para la cual la Sociedad trata los datos personales se encuentra ajustada a la ley; Los datos serán legítimamente utilizados para el desarrollo de las actividades comerciales, operacionales y/o administrativas de la Sociedad.
PRINCIPIO DE LIBERTAD: La Sociedad únicamente trata aquello datos de los que ha obtenido previamente autorización o aquellos que la Ley le habilita a tratar sin requerir consentimiento.
PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La Sociedad propende porque la información que ha sido suministrada es veraz, actual y exacta; para lo cual ha implementado las medidas pertinentes para la actualización de la información que reposa en sus bases de datos. La Sociedad no dará tratamiento a los datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan al error.
PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: Los titulares de los datos personales que trata la Sociedad en cualquier momento podrán solicitar información sobre los mismos. Para tal efecto, la Sociedad dispone de un mecanismo de comunicación al que pueden acudir los interesados con el ánimo de obtener información sobre los datos personales, objeto de tratamiento por parte de la Sociedad. (Ver IV Procedimiento Consultas, Peticiones y Reclamos).
PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Los datos personales operados por la Sociedad, solo son tratados por las personas autorizadas para el efecto al interior de la estructura jerárquica de esta, según el perfil y/o cargo que ocupan. Así también, los datos no les serán suministrados a terceras personas, salvo autorización expresa de su titular en este sentido.
PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La Sociedad cuenta con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias y adecuadas para la administración de los datos personales que trata.
PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: La Sociedad se compromete a garantizar la confidencialidad de los datos personales, que no tienen la naturaleza de públicos, que se encuentra tratando. La información solo será suministrada o comunicada en los casos en que se encuentra habilitada legalmente para el efecto.
En tal medida, YKK COLOMBIA S.A.S., trata los datos personales con la finalidad de desarrollar las actividades propias de su objeto social y procurar el desarrollo administrativo de la Sociedad.
Los datos son tratados, particularmente, para los siguientes efectos:
- Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales. Desarrollo de la relación comercial,
- Cumplimiento de requisitos fiscales al concretarse una negociación sobre bienes y/o servicios.
- Expedición de facturas.
- Ofrecimiento de bienes y/o servicios.
- Atención y/o presentación de solicitudes o reclamaciones.
- Corroborar las referencias comerciales y reputación en el marco de una relación comercial.
- Eventualmente para los fines descritos en esta política la Sociedad podrá suministrar información a personas naturales o jurídicas, que en calidad de encargados asumirán el tratamiento de los datos personales, siempre en cumplimiento de las exigencias legales y bajo el entendido que los encargados deberán, al menos comportarse de conformidad con la presente política.
III. DERECHOS QUE LE ASISTEN A LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
En consonancia con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los siguientes son los derechos que le asisten a los titulares de los datos personales:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe, como requisito para el tratamiento, lo que ocurre, de conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 del 2012 en los siguientes casos:
La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el registro civil de la persona.
- Ser informado, previa solicitud, respecto al uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento se ha incurrido en conductas contrarias a esta Ley y a la constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
- El titular de los datos personales tiene la facultad de otorgar o negar el tratamiento de los datos personales sensibles o sobre datos personales de niñas, niños y adolescentes, de conformidad con lo dispuesto en el literal “b” del artículo 12 de la Ley 1581.
IV. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE LAS CONSULTAS, PETICIONES Y RECLAMOS.
YKK COLOMBIA S.A.S, en aras de establecer un canal permanente de comunicación con los titulares de los datos, facilitando de esta manera la atención oportuna y permanente a sus consultas, peticiones y reclamos, ha dispuesto un comité para quien quiera ejercer su derecho de conocer, rectificar, suprimir o revocar autorización, podrá comunicarse expresando claramente los motivos de su comunicación al correo electrónico tratamientodedatos@ykkYKK.com.co.
Los siguientes son los procedimientos para las consultas, peticiones y reclamo.
4.1: PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCION DE RECLAMOS: El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos que trata la Sociedad debe ser objeto de corrección, actualización y/o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrá presentar un reclamo al correo electrónico tratamientodedatos@ykkYKK.com.co o a la dirección Carrera 51 No 6 SUR 7 Medellín, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
- El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la Sociedad, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañado de los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida se entenderá que ha desistido del reclamo.
- Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite”, dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
- El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en la que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
V. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLITICA DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS.
Esta política entrará en vigencia a partir de la fecha de su publicación y cualquier modificación sustancial a la misma será informada oportunamente a través de los medios idóneos con los que se cuentan para tales fines.
La vigencia de las bases de datos será por el término en que se subsista la finalidad para la que fue recaudada la información.
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